Jako složky platu nebo mzdy lze zaměstnancům poskytovat různé pobídkové (motivační) složky. Zatímco v tzv. platové sféře (fakultní nemocnice, psychiatrické nemocnice, bývalé okresní nemocnice, které nebyly přeměněny na a. s. či s. r. o.) se nejčastěji jedná o osobní příplatky upravené v § 131 zákoníku práce, ve sféře odměňující mzdou (zaměstnavatelé v právní formě nejčastěji a. s. či s. r. o.) nejsou pobídkové (motivační) složky výslovně upraveny a mohou mít tedy nejen různý název (například osobní ohodnocení, bonusy, prémie apod.), ale především různé podmínky pro jejich vyplácení. Přesto platí, že jak v platové, tak i ve mzdové sféře mají osobní příplatky jako pobídkové (motivační) složky platu nebo mzdy řadu společných rysů.
Osobní příplatek jako tzv. podmíněně nároková složka platu
Pro osobní příplatky v platové i mzdové sféře je společné, že jejich přiznáním se z původně nenárokové složky platu nebo mzdy stává složka nároková. Tento závěr uvedl Nejvyšší soud v různých rozhodnutích jak ve vztahu k platové, tak i ke mzdové sféře.
Pokud jde o platovou sféru, tak v precedenčním rozhodnutí NS 21 Cdo 3488/2006 ze dne 20. 12. 2007 Nejvyšší soud dovodil, že pro tzv. nenárokovou složku platu je charakteristické, že bez rozhodnutí zaměstnavatele o jejím přiznání má povahu pouze fakultativního plnění; jestliže však zaměstnavatel vydá rozhodnutí o jejím přiznání a její výši, je povinen tuto složku platu zaměstnanci v určené výši poskytovat. Osobní příplatek jako nenároková (fakultativní) složka platu se tedy v důsledku rozhodnutí zaměstnavatele o jeho přiznání a výši stává složkou platu nárokovou (obligatorní).
Pokud jde o mzdovou sféru, tak v jiném precedenčním rozhodnutí NS 21 Cdo 2860/2004 ze dne 23. 6. 2005 Nejvyšší soud dovodil obdobný závěr, a sice že tzv. nenárokovou složku mzdy je třeba odlišovat od nárokových složek mzdy. Zatímco tzv. nároková složka mzdy představuje mzdový nárok, který je zaměstnavatel povinen uspokojit, jestliže zaměstnanec splní stanovené předpoklady a podmínky, tzv. nenároková složka mzdy poskytuje zaměstnanci nárok na stanovené plnění, jen jestliže – bez ohledu na splnění předpokladů a podmínek stanovených pro její poskytnutí – zaměstnavatel o jejím přiznání zaměstnanci také rozhodne. Pro tzv. nenárokovou složku mzdy je tedy charakteristické, že bez vydání rozhodnutí zaměstnavatele o jejím přiznání má povahu pouze fakultativního plnění; jestliže však rozhodne o jejím přiznání (zda a kdy takové rozhodnutí učiní, závisí jen na úvaze zaměstnavatele), je povinen tuto složku mzdy zaměstnanci poskytovat. Nenároková (fakultativní) složka mzdy se tedy v důsledku rozhodnutí zaměstnavatele o jejím přiznání stává složkou mzdy nárokovou (obligatorní) a takto vzniklý nárok na mzdu (část mzdy) lze následně zcela nebo zčásti zrušit (odebrat, odejmout), jen jestliže to umožňuje pracovní nebo jiná smlouva uzavřená mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem nebo kolektivní smlouva anebo vnitřní mzdový předpis a pouze budou-li splněny podmínky v nich stanovené.
Z uvedeného plyne, že jednou přiznaný osobní příplatek je zaměstnancem nárokovatelný a nelze jej snižovat nebo odebírat, aniž by k tomu existovaly objektivní důvody; ve mzdové sféře navíc jen za podmínky, že snížení nebo odebrání umožňuje pracovní nebo jiná smlouva uzavřená se zaměstnancem, případně kolektivní smlouva anebo vnitřní mzdový předpis a za podmínek tam sjednaných nebo stanovených.
Osobní příplatek nemá být poskytován, snižován ani odebírán plošně
Smyslem a účelem poskytování, ale také snižování i odebírání jakékoli pobídkové (motivační) složky mzdy nebo platu je ocenění zásluhovosti práce a pracovních výsledků konkrétního zaměstnance. Osobní příplatek proto zásadně nemá být poskytován na principu všem stejně ani na principu komu chceme, tomu dáme, komu nechceme, tomu nemůžeme. Navyšování tzv. tabulkových platů, snaha o nivelizaci tarifních mezd, případně snaha o udržení konkurenceschopnosti nejsou dostatečným důvodem pro přiznání, ale ani pro snížení nebo odebrání osobního příplatku.
Můžeme se tak setkat se situacemi, že na některých pracovištích mají osobní příplatek přiznán bez výjimky všichni zaměstnanci a dokonce ani výše osobních příplatků se příliš neliší. Taková praxe je však z hlediska dlouhodobé perspektivy nežádoucí, neboť přiznáním osobního příplatku všem v takřka shodné výši se vytrácí hlavní účel osobních příplatků, kterým je motivace (pobídka) zaměstnance k co nejlepším výsledkům jeho práce. Má-li zaměstnanec osobní příplatek v zásadě jistý, ať se snaží či nikoli, pak se takříkajíc veze se svými schopnějšími kolegy v zaměstnání, kteří jsou takovým stavem pouze demotivováni.
Navíc plošné přiznávání osobních příplatků v širším slova smyslu porušuje zásadu rovnosti v odměňování. Povinností zaměstnavatele totiž je poskytovat stejný plat pouze za práci stejné hodnoty. Zaměstnavatel má tedy přímo právní povinnost výši platu diferencovat (nikoli jen symbolicky, ale fakticky), a to v oblasti odměňování platem právě v osobních příplatcích. Nivelizace osobních příplatků je pro některé vedoucí zaměstnance možná méně pracná a vůči kolektivu podřízených i zdánlivě politicky korektní, ve svých důsledcích jde však o porušování jednoho ze základních principů rovnosti v odměňování. Při nestejné pracovní výkonnosti a nestejných výsledcích práce nelze poskytovat stejnou nebo téměř stejnou výši osobního příplatku.
Za podstatnou chybu je třeba považovat nejen plošné přiznávání osobních příplatků, ale rovněž jejich plošné snižování či odebírání. Četnou chybou bývají případy, kdy zaměstnavatelé díky povinnému nárůstu základních tarifních platů danému příslušným nařízením vlády (č. 564/2006 Sb.) nebo například zvýšení tarifních mezd na základě kolektivní smlouvy mají tendenci větší výdaj na mzdy nebo platy rozpočtově kompenzovat plošným snížením osobních příplatků.
Takovýto přísně technický přístup je v příkrém rozporu se smyslem a účelem individuální zásluhovosti osobního příplatku; ve svých důsledcích lze takový přístup označit za nelegální. Pokud by se zaměstnanec dotčený plošným snížením osobních příplatků domáhal u soudu doplatku svého nároku, pak jestliže by zaměstnavatel neprokázal současně zhoršení výsledků pracovní činnosti zaměstnance co do množství a/nebo kvality, pak by zaměstnanec se svým návrhem na doplatek velmi pravděpodobně uspěl.
Možnost přehodnocení výše osobních příplatků
Za řádné odměňování zaměstnanců odpovídá zaměstnavatel; tomu též přísluší právo a povinnost řídit a kontrolovat práci zaměstnanců a za účelem řádného odměňování hodnotit jejich pracovní výkonnost a pracovní výsledky [§ 302 písm. a) zákoníku práce]. Zaměstnavatel má tak zprostředkovaně právo i povinnost pracovní výkonnost a výsledky práce zaměstnanců čas od času (průběžně) vyhodnocovat, aby například léta neposkytoval osobní příplatky v nezasloužené výši zaměstnancům, které v mezidobí svými pracovními výsledky daleko předčili jiní zaměstnanci. Zaměstnavateli přísluší právo kdykoli přehodnotit výši poskytovaných osobních příplatků i relace mezi jednotlivými zaměstnanci, to vše ve vazbě na dodržení základní zásady spravedlivého odměňování za práci [§ 1a písm. c) zákoníku práce]. Problematika průběžného vyhodnocování pracovní výkonnosti a výsledků práce může být podrobněji upravena v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpise zaměstnavatele, a to jak co do termínů vyhodnocování, tak co do obsahu hodnocených kritérií. Pokud smlouva nebo vnitřní předpis neobsahují žádnou úpravu, může zaměstnavatel uskutečnit přehodnocení výše osobních příplatků v zásadě kdykoli, tedy například i v průběhu kalendářního měsíce, vícekrát za sebou a podobně.